Recrutement d’un (02) logisticien
Sous la responsabilité hiérarchique du Project Manager USAID GirlEngage et technique de la Directrice de la Chaine d’Approvisionnement, le Chargé de la logistique et des achats apporte ses compétences à la réalisation des tâches achats et logistiques dans le cadre d’appuis aux opérations de Plan International Niger de façon générale et USAID GirlEngage de façon spécifique au niveau des trois (03) regions de la zone du Projet, dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires. Il aura principalement en charge la gestion des tâches quotidiennes telles que définies dans la rubrique « Responsabilité ». Conscient du rôle essentiel à assurer, il œuvre dans sa fonction avec efficacité et efficience.
- Tâches et responsabilités principales
Assurer la conformité des politiques et procédures de l’USAID et Plan International sur tout le circuit d’achat
Contrôle le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences de l’USAID et de Plan International
Informe rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.
Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, antiterroriste screening, etc.) pour les fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations.
Vulgarise et veille aux respects des procédures d’achat.
S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées aux contrats et bons de commande.
- Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le meilleur rapport qualité/prix
Exécute les différentes étapes du processus d’achat de biens et services.
Est responsable de la préparation des consultations pour les achats décentralisés concernant le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du programme.
Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la transparence.
S’assure que le choix des offres sont faits sur la base de la meilleure combinaison optimale intégrant tous les aspects du contexte, délai, …
Est responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats dont il (elle) assure le suivi des délais d’exécution.
Contrôle les liasses des pièces justificatives des partenaires d’exécution (demandes de paiement, factures, marchés, bons de commande).
Prépare et suit les plans d’achat du Projet, produit un rapport périodique du niveau d’exécution, interpelle sur les retards et tout autre aspect nécessitant des actions.
Prépare les demandes de paiement en s’assurant de l’exhaustivité des pièces qui doivent être dans le dossier.
Assure l’évaluation de performance des fournisseurs et les feedbacks pour garantir pour l’organisation des fournisseurs fiables crédibles et efficaces.
- Planification des achats, rapportages, bases de données et archivages
Suit les indicateurs de performance du Procurement dans SAP.
Participe à la planification, à l’élaboration et au suivi du budget du Projet.
Dirige le processus de mise en place des plans d’achat en coordination avec le Directeur (trice) de la Chaine d’Approvisionnement.
Informe régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et propose des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le processus.
Tient à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre.
Tient à jour une liste des fournisseurs avec tous les détails sur leurs historiques et performances.
Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats conformément aux directives de l’organisation.
- Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs du projet USAID GirlEngage, des partenaires et des fournisseurs.
Identifie les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des insuffisances constatées et prépare un plan de formation en matière de procurement.
Organise les formations périodiques sur les politiques, les outils et les Manuels Opérationnels de la Chaine d’Approvisionnement à l’endroit du staff du projet et des partenaires sur la base des besoins identifiés et selon le plan.
Encadre et renforce les capacités en continu du staff sous sa supervision (si applicable). Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des fournisseurs pour assurer les respects des règles et principes en matière des achats.
Organise des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des fournisseurs de plan international sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
- Assurer les activités logistiques du bureau (gestion de la flotte, des magasins et des actifs)
Gère les fournitures de bureau de façon à éviter des situations de ruptures qui pourrait retarder certaines activités des programmes
Produit un rapport trimestriel de mouvements des stocks.
Est responsable de la gestion de toutes les immobilisations du Projet USAID GirlEngage et de la mise à jour du registre / carte d’inventaire.
Est responsable de l’utilisation et de la maintenance appropriées des équipements du bureau notamment les photocopieurs, scanneurs, relieurs, imprimantes, téléphones, etc.
Gère le parc moto/auto du projet de façon efficiente (bonne planification et facilitation des déplacements des équipes, meilleure gestion des frais de réparation/entretien, autres).
Prépare et coordonne les programmes hebdomadaires d’utilisation des véhicules en collaboration avec les conducteurs (trices).
Est responsable de l’administration du courrier Arrivée et départ, de la gestion des appels téléphoniques et des visiteurs du projet USAID GirlEngage.
Assure la gestion du carburant (pour suivi de consommation en carburant des véhicules) et préparation des rapports mensuels de gestion du parc.
Enregistre les données dans le système de Trackpoint.
Est responsable du classement et de l’archivage des correspondances, des dossiers du projet.
Est responsable de l’organisation des réunions et ateliers.
Veille à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
III. Qualification et expérience
Diplôme supérieur en administration, gestion des affaires, en logistique et/ou achats ;
Bonne vision globale de la dynamique de l’administration et de la logistique des projets en général ;
Compétences techniques avérées en gestion des affaires ;
Bonne capacité rédactionnelle et bonne connaissance d’au moins une langue locale ;
Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers ;
Bonnes pratiques du MS Office ;
Bon esprit de synthèse et de logique ;
Une bonne expérience (5 années au minimum) dans un domaine similaire avec une ONG Internationale et/ou la pratique du logiciel de gestion SAP (ou équivalent) est un atout ;
Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;
Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;
Proactif, plein de ressources, axées sur les solutions et les résultats ;
Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelle.
Compréhension des politiques organisationnelles de la sauvegarde des Enfants et des Jeunes et de l’inclusion du genre.
Se penchant sur son propre système de valeurs et tiennant compte de ses propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité.
Comprenant la pertinence de la sauvegarde pour leur travail.
Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues.
Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences.
Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre la fraude.
Bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ;
Avoir des capacités solides en gestion des relations ;
Une bonne capacité de gestion du stress s’avère très déterminante,
Un bon esprit communicatif et une bonne dynamique, orienté(e) vers la prévention, la solution et le bon sens s’avèrent déterminants.
Comportement de leadership lies au role
Je définis et présente des priorités et objectifs ambitieux mais réalistes, en expliquant leur rôle dans la réalisation de l’objectif de plan international.
Je fixe des attentes élevées pour mon propre comportement et celui des autres au sein et en dehors du travail. J’explique nos valeurs et notre engagement en faveur des droits, de l’égalité de genre et de la sauvegarde. Je veille à la sante, au bien-être et à la sécurité physique et psychologique des employés, notamment lorsqu’ils veulent s’exprimer.
Je prends mes responsabilités et tiens les autres responsables face aux décisions qui ont été prises en gérant les problèmes de performance de façon rapide, ferme et constructive.
Je crée un esprit d’équipe positif en aidant le personnel à bien travailler ensemble pour favoriser la réflexion et améliorer continuellement l’efficacité et la qualité de notre travail.
Je m’associe aux membres de mon équipe, aux collègues et aux partenaires pour trouver des solutions créatives aux problèmes à travers le partage d’informations, d’expérience et des idées et en leur demandant directement leur contribution.
J’encourage les autres personnes et je les aide à se développer en m’intéressant à elles et en leur adressant des retours constructifs et des félicitations, tout en veillant à ce qu’elles reçoivent une formation adéquate pour développer leur potentiel.
Je vois le changement d’un œil positif et j’aide les autres à le comprendre puis à s’y adapter.
- Relations clés
INTERNE
Travailles-en étroite collaboration avec le département « Chaine d’Approvisionnement » du CO et des équipes terrain (Tillaberi, Maradi et Zinder)
EXTERNE
Les fournisseurs de Biens & Services, les institutions techniques déconcentrées de l’Etat en charges des services généraux de base et les partenaires de mise en œuvre.
- Environnement Physique et exigences
Le Chargé ( e) de la Logistique et des Achats, sera basé (e) au bureau de Zinder avec de déplacements sur le terrain pour appuyer et superviser les activités des communes partenaires. Il sera en contact direct avec les acteurs sur le terrain et les autorités administratives au niveau local. Les missions de terrain nécessitent que la personne ait les capacités de s’adapter à des climats variés car l’organisation étant présente du nord au sud avec des conditions environnementales assez variées et variables.
- Niveau de contact avec les enfants / Sauvegarde des enfants et des jeunes
Contact moyen: Interaction occasionnelle avec les enfants
Il est attendu de tout employé de Plan international Niger qu’il renforce ses capacités en matière de sauvegarde des enfants et jeunes et l’égalité des sexes en général et en particulier ; qu’il ait des connaissances approfondies sur la politique de sauvegarde des enfants et jeunes de Plan International.
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE
Nous sommes ouverts et responsables
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- Promeut une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées.
- Cohérent et équitable dans le traitement des personnes.
- Ouvert sur les erreurs et désireux d’en tirer des leçons.
- Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes
Nous nous efforçons d’avoir un impact durable
- Énonce un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées.
- Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises.
- Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.
Nous travaillons bien ensemble
- Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant.
- Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engage et travaille bien avec d’autres personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et responsables
- Nous donnons à nos collaborateurs les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer leur potentiel
- Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et sur notre lieu de travail
- Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à gagner en confiance et à changer leur propre vie.
DOSSIER DE CANDIDATURE :
Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien :
https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=46564&company=PlanInt&st=B20E0BB4EE652B53339796327F24949E0991DABF
Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 15 mai 2023 à minuit.
Aucune candidature physique ne sera acceptée.
Seul (e) s les Candidat (e) s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Les Candidatures féminines sont vivement encouragées.
Plan International a adopté une Politique de Protection de l’Enfant qui fait partie intégrante de ses procédures de recrutement.
Plan International promeut l’égalité des chances à l’emploi puis est un environnement non-fumeur.
Plan International Niger incarnant des valeurs n’accepte aucun cas de fraude (tolérance zéro).
Plan International s’engage à assurer la sécurité et la protection des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables dans toute leur diversité et dans tous les aspects de notre travail. Faites comme nous ! Dite Oui à la sauvegarde des enfants et des jeunes.
https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=46564&company=PlanInt&st=B20E0BB4EE652B53339796327F24949E0991DABF
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