Offre d’emploi : Assistant Administratif (H/F)

Organisation : Baobab Institute pour la Santé et le Développement
Projet : 2NIBA – Renforcement des services intégrés de planification familiale et post-partum (PFPP)
Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
Durée : Contrat de 2 ans
Zone d’intervention : 9 pays francophones d’Afrique de l’Ouest
Superviseur hiérarchique : Directeur Administratif et Financier

Contexte

Baobab Institute, acteur clé dans le développement de politiques de santé en Afrique de l’Ouest et du Centre, travaille à améliorer l’accès aux services de planification familiale et post-partum dans la région francophone. Dans le cadre de son partenariat avec la Fondation Bill & Melinda Gates, le projet 2NIBA vise à combler les lacunes financières et à renforcer la santé maternelle et infantile.

Pour soutenir ses activités, l’institut recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) afin de gérer les opérations quotidiennes de son bureau à Dakar et d’assurer le bon déroulement des activités administratives.

Responsabilités principales

Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier et en collaboration avec le Directeur de Projet, vous serez en charge de :

• Accueil et réception : Assurer l’accueil des visiteurs et maintenir un environnement accueillant.
• Gestion des fournitures et équipements :
  • Commander les fournitures de bureau et rechercher les meilleurs fournisseurs.
  • Mettre à jour l’inventaire et superviser l’attribution des équipements au personnel.
• Soutien administratif :
  • Classer les documents conformément aux procédures établies.
  • Planifier les réunions et préparer les documents nécessaires.
  • Coordonner les réservations de voyage et d’hôtel pour les employés et partenaires.
• Gestion financière :
  • Superviser la petite caisse et produire les PV mensuels.
  • Vérifier les rapports de dépenses et enregistrer les justificatifs.
• Logistique et opérations :
  • Effectuer les courses nécessaires (paiements, dépôts bancaires, etc.).
  • Assurer le suivi de l’entretien des équipements de terrain.
• Autres responsabilités : Réaliser toutes les tâches assignées par les superviseurs ou la direction.

Profil recherché

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Qualifications et expérience :

• Licence en administration des affaires, commerce, économie ou équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Connaissance des procédures des bailleurs internationaux (USAID ou autres) serait un atout.

Compétences clés :

• Maîtrise des logiciels Word et Excel.
• Excellente communication écrite et orale en français (anglais est un atout).
• Connaissances en passation de marchés et gestion administrative.
• Aptitude à travailler sous pression, dans un environnement multiculturel.
• Permis de conduire sénégalais valide.

Qualités personnelles :

• Rigueur et organisation.
• Bonne moralité et sens aigu de la conscience professionnelle.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Candidature

Documents requis :

• Lettre de motivation.
• CV (en français ou en anglais).
• Trois références professionnelles (nom, email, numéro de téléphone).

Adresse d’envoi : [email protected]
Date limite : 13 décembre 2024

Note : Les candidatures féminines sont vivement encouragées.