Le Gret recrute 01 chargé d’appui aux projets du département ALER au siège

Fondé en 1976, le Gret est une ONG française de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités. Dans plus de 30 pays, ses professionnels interviennent sur une palette de thématiques afin d’apporter des réponses durables et innovantes pour le développement solidaire. Il combine actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux politiques publiques et de capitalisation/diffusion de références.

Le Gret comprend trois départements sectoriels (Alimentation et Economie Rurale, Politiques sociales et Citoyennetés, Services essentiels et ressources naturelles) regroupant des professionnels de développement qui interviennent en maitrise d’œuvre sur le terrain, en expertise (identification, faisabilité, évaluation), en animation de réseaux d’information, en recherche et publications.

• Descriptif général du poste

Point de convergence de l’information au niveau du département Alimentation et Economie Rurale sur l’activité, les contrats, les agendas, les missions, les procédures, etc., le(a) chargé(e) d’appui aura les missions suivantes :

• Faciliter les montages des projets par la mise à jour et l’organisation des documents administratifs et techniques de référence ;
• Appuyer et faciliter le suivi des engagements contractuels des projets
• Accompagner la logistique quotidienne et la communication de l’équipe ;
• Organiser l’information interne au département/service (procédures, outils, systèmes d’information, etc.), en assurer le suivi et l’orientation des membres de l’équipe ;
• Garantir la bonne application des procédures.

• Tâches et responsabilités

Sous la responsabilité du responsable de département Alimentation et Economie Rurale, et en lien avec les intervenants de l’équipe, au siège et sur les terrains d’action du Gret, la personne recrutée assurera en étroite collaboration avec les autres chargés d’appui au département les tâches et responsabilités suivantes :

• Assurer le montage et le suivi administratif et technique des projets : planification des réponses aux AO, constitution des pièces du Gret et de ses partenaires, rétro planning, envoi des dossiers, etc. ;
• Appuyer la formulation des projets et coordonner la mise en forme des dossiers techniques et financiers des montages, à partir des bases données de l’équipe (CV interne et externe, références projets, fiches thématiques, attestation de bonne exécution, etc.) et des réflexions collectives des équipes :, rédaction des fiches projets et des références du département, mise au format des CV de l’équipe, alimentation des bases de données des CV externes, création de dossiers types pour les AMI par thématique, participation aux réflexions techniques sur les montage, etc.
• Assurer un suivi des engagements contractuels des projets (contrats de projets, consultants, conventions stages, fournisseurs) : suivi des validations et signatures lors des montages, réception et transmission des factures, commandes de certains matériels, récupération des attestations de bonne exécution et des avis de versements, appui au développement de contrat type, etc.
• MAJ des outils de suivi du portefeuille économique des activités du département
• Appuyer la communication sur les projets : appui à la réalisation des fiches communication projets, newsletter du département, etc.)
• Apporter un appui dans l’élaboration et/ou l’amélioration de procédures et/ou d’outils internes, les relayer au sein des équipes, veiller à leur bonne application en interne ; référent sur les procédures de montage et de contractualisation et logiciel en lien (agileo), informer les nouveaux arrivants sur les règles de fonctionnement interne.
• Assurer le secrétariat courant du département : téléphone, courrier, calendrier présences / absences, diffusion des rapports et documents, commande de matériel, classement et archivage, gestion de l’utilisation du matériel partagé de l’équipe (système de visio, disque dur, etc.), constitution administrative des dossier RH des stagiaires, intérim partagé du secrétariat général en cas d’absence de la personne en charge ;
• Prendre en charge l’organisation logistique dans le département : suivi des missions des intervenants (en cas d’absence de la personne en charge), appui à l’organisation de réunions, journées thématiques, séminaires et évènements du département, etc.

• Profil recherché

Minimum Bac + 4 dans le domaine de la gestion de projet, de la communication ou des sciences humaines/politiques. Une première expérience à un poste similaire sera appréciée.

Compétences et qualités requises :

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion (Word – Excel – Alimentation et utilisation de bases de données, Internet et du pack office 365) ;
• Capacité à travailler dans l’urgence et à suivre plusieurs dossiers en même temps (suivi des appels d’offre et dossiers bailleurs) ;
• Capacité de synthèse ;
• Bon niveau de communication orale et écrite ;
• Grand sens de l’organisation et rigueur ;
• Autonomie et sens de l’initiative ;
• Capacités relationnelles et de travail en équipe ;
• Adaptabilité et réactivité – Sens du service ;
• Anglais indispensable : très bonne compréhension écrite nécessaire pour le suivi des contrats et capacité à répondre au téléphone.

• Conditions du poste, rémunération et durée

Il s’agit d’un poste à temps plein en CDI, basé au siège à Nogent-sur-Marne.

Le poste est à pourvoir en septembre 2019.

Niveau de rémunération à l’embauche : 29,6 KE brut annuel sur 13 mois

• Contact

Merci d’adresser CV et lettre de motivation d’ici le 22 juillet 2019 à l’adresse suivante : [email protected] en indiquant la référence suivante « Poste chargé d’appui projets département»

Merci de ne pas téléphoner.