Recrutement pour Assistants admin/ Finance

• Gérer la comptabilité des projets, et coordonner avec le personnel administratif ;
• Assumer la responsabilité de l’administration des comptes de trésorerie, en assurant la conformité aux procédures existantes; les pénuries ou les vols doivent être signalés, pourtant la signature conjointe des deux, le Responsable Financier Pays et le Chef de Mission;
• Mettre à jour la situation économique et financière de la base et les projets, en termes de dépenses, crédits, trésorerie et liquidités disponibles;
• Vérifier les rapports financiers intermédiaires et finaux et les soumettre au Chef de Projet et l’admin Pays pour l’approbation;
• Être responsable des documents financiers-administratives de la base et de toute la documentation de projet fini.
• Maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques ;
• Assurer le respect du circuit de validation des achats ;
• Assurer le payement de toutes les factures sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement de la base
• Supporter l’Administrateur Pays pendant les audits des bailleurs de fonds
• Assure le suivi des contrats de location pour les magasins, pour les maisons, entrepôts, bureaux (mise à jour et payements).
• S’assure que tous les contrats sont en conformité avec la norme et la loi. Maintient un suivi efficace et assure un renouvellement en temps opportun si nécessaire.
• Veille à ce que tous les biens de INTERSOS soient assurés et suit de près tous les contrats d’assurance.
• S’assure d’un système bien conçu de classement des documents : tous les accords, contrats, fichiers des employés dans le bureau principal.
• Il/Elle est l’appui sur le terrain pour toutes les questions liées à la gestion du personnel national.
• Assurer une très bonne coordination entre les chefs des projets, la logistique, RH et les financiers de terrain
• Préparer des audits et contrôles, vérifier et traiter minutieusement toutes les pièces justificatives comptables mises à sa possession ;
• Payer les salaires et fournisseurs dans le délai
• Tenir les livres de caisse en veillant à enregistrer chaque dépense dans le livre correspondant. Veiller à affecter les dépenses par ligne budgétaire et par codification des projets;

• Tenue du livre de banque, pointage et rapprochement bancaire mensuel
• Contrôler la liasse comptable mensuelle et en assurer l’envoi à l’administrateur Pays,
• Exécution de toute autre tâche non listée, sur demande de la hiérarchie /Chef de Mission, Chef de projet, administrateur pays ;
• Apporter son appui dans la gestion de dossiers du personnel et documents relatifs au staff national. (Classement, suivi……) ;
• Assurer la signature de : Fiche de présence, requête d’achat, – contrats – cover page, etc.
• Tenir en bonne et due forme les archives administratives ;
• Réaliser toutes les tâches liées au courrier entrant et sortant (Rédaction, envoi, réception, photocopie, classement, etc) ;
• Suivi de convention de collaboration avec les structures médicales et suivi de déclaration avec les services étatiques;
• Soumettre à aux chefs des projets des rapports hebdomadaires de la comptabilité et les pièces justificatives

• 02 Années minimum d’expérience à un poste similaire
• Une expérience avec des projets financés par des bailleurs tels que UNHCR OFDA , ECHO, USAID, AICS , WFP

• Compétences accomplies en production des rapports financiers
• Préparation des audits
• Connaissance de la gestion de trésorerie
• Bonnes pratiques d’archivage
• Maitrise de l’outil informatique environnement MS Office avec un accent sur EXCEL,

Bon esprit d’équipe et de gestion des conflits

Flexibilité

Excellentes capacités d’analyse et de synthèse

Esprit d’initiative

Rigueur dans le travail