Offre d’emploi : Secrétaire de Direction (Septembre 2024)

Offre d’emploi : Secrétaire de Direction

Entreprise : VARIANCE GRH
Poste : Secrétaire de Direction
Lieu : Treichville, Avenue 17 rue 38

Missions principales :

En collaboration étroite avec différents services, directions et prestataires externes, vous serez chargé de :

Gestion des visiteurs et communications :
- Accueillir et orienter les visiteurs, que ce soit par téléphone ou en personne.
- Réceptionner, décharger et remettre les documents aux personnes concernées.
- Traiter les appels téléphoniques, transmettre les appels, fournir des informations et orienter les interlocuteurs.
Gestion documentaire :
- Concevoir et rédiger des documents professionnels tels que courriers, rapports, notes, formulaires.
- Classer, archiver et conserver les documents physiques et numériques.
- Réaliser la reprographie des documents (photocopie, reliure, etc.).
Gestion des formations :
- Recueillir les besoins de formation et coordonner leur intégration dans le plan de formation de l’entreprise.
- S’assurer de la réalisation effective des formations avec des prestataires agréés.
- Programmer les formations avec les instructeurs et suivre leur réalisation.
Organisation des réunions et gestion des stocks :
- Organiser les salles de réunion, les pauses café lors des réunions, séminaires et formations.
- Gérer les stocks de matériels et fournitures de bureau, passer des commandes, réceptionner, conserver et distribuer.
Suivi et reporting :
- Mettre à jour les CV des techniciens après l’acquisition de nouvelles compétences.
- Suivre les dossiers des techniciens avions, préparer les dossiers pour les audits ou inspections.
- Vérifier et suivre les factures des prestataires, assurer la facturation pour la location d’outillages et des services offerts.
- Établir des rapports d’activité et les transmettre à la hiérarchie.
Autres tâches :
- Effectuer toutes autres tâches confiées par la hiérarchie dans le cadre de vos activités.

Profil recherché :

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Diplôme : Bac+2/3 en Assistanat de Direction ou équivalent.
Expérience : Minimum 2 ans dans une fonction similaire.
Compétences requises :
- Excellente capacité de communication orale et écrite en anglais et français.
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat, communication et gestion administrative.
- Maîtrise des méthodes de classement, gestion d’agenda et techniques d’accueil.
- Organisation, méthodologie, sens de l’initiative, des priorités et de la confidentialité.
- Polyvalence, rigueur, courtoisie, dynamisme, disponibilité et proactivité.