Titre du Poste : Assistant(e) Administratif(ve)& Financier (ère)
Durée : Une année renouvelable
Lieu du poste : Kédougou
Type de poste : LocalCONTEXTE
Le projet USAID Passerelles est un projet de cinq ans visant à appuyer le Ministère de l’Education Nationale, les structures décentralisées régionales et locales ainsi que les communautés et les parents à fournir une éducation de base de qualité répondant aux besoins des filles et garçons de 6 à 19 ans dans les régions du Sud Sénégal. La mise en œuvre d’alternatives éducatives non formelles telles que les Daara, les classes passerelles, les écoles communautaires de base et la formation aux métiers est au cœur de la stratégie d’intervention du projet.

DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision directe du Responsable Administratif & Financier, l’assistant(te) Administratif(ve) & Financier(ère)e aura pour mission d’assurer la gestion administrative et financière du bureau régional de Kédougou.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera les responsabilités suivantes :

• Organiser les ateliers et séminaires du niveau national: réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des petites fournitures, choix justifié des traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
• Assister les responsables techniques à l’élaboration des budgets des ateliers pour le niveau national.
• Gérer la petite caisse, tenir les comptes de caisse et rapprocher les soldes des fonds de caisse avec les documents comptables sur une base semi-mensuelle et à la fin de l’année et/ou à la demande du responsable financier.
• Maintenir à jour les fichiers des immobilisations et gérer les stocks de fournitures et les consommables.
• Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination.
• Superviser les chauffeurs et s’assurer que les véhicules sont bien entretenus et maintenus par les chauffeurs
• S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés
• Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Admission Temporaire, Assurances, visites techniques…
• Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement
• Aider l’équipe senior à rédiger des correspondances de routine
• Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau
• Aide à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transfert.
• Exécuter toutes autres taches connexes à la fonction à la demande du superviseur et autres collègues de travail

EXIGENCES MINIMALES REQUISES :
• Licence de préférence en administration des affaires.
• La maîtrise de l’Anglais est souhaitable.
• Minimum de 5 années d’expérience en soutien administratif avec une ONG internationale.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser et de gérer plusieurs tâches
• Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur …)

DÉPÔT DE CANDIDATURES

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur dossier de candidature composé d’un Curriculum Vitae mis à jour et d’une lettre de motivation.