IRC recrute 01 Assistant Procurement
POSTE | Assistant Procurement |
GRADE | 7A CCFC |
BASE | Ménaka |
SUPERVISEUR | Manager Supply Chain |
SUPERVISE | N/A |
PRESENTATION GENERALE
International Rescue Committe (IRC) a pour objectif de sauver des vies, renforcer les institutions et promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC œuvre au Mali depuis avril 2012 dans les domaines de la Santé & Nutrition, Eau, Hygiène et Assainissement (EHA), l’Education, la Protection de l’enfant, la promotion de la femme et la relance économique.
DESCRIPTION DU ROLE
Sous les ordres du Manager de la chaine d’approvisionnement, le procurement Officer est responsable de la coordination efficace et de la bonne gestion de tous les achats au sein du bureau de l’IRC à Ménaka. Ce poste est également responsable de la normalisation des politiques et des pratiques d’excellence en matière de gestion des achats sur l’ensemble de la zone d’intervention des programmes à Ménaka et devra s’y déplacer régulièrement afin d’apporter son soutien technique au personnel de gestion logistique sur le terrain.
RESPONSABILITES
- S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
- S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés sont conformes aux demandes des programmes et aux bons de commande ;
- S’assurer que les marchés sont négociés, attribués et exécutés dans le respect des procédures, dans la transparence et en temps requis ;
- S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO. …) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
- Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
- S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou site demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
- Etablir hebdomadairement les rapports des achats et les soumettre à son superviseur chaque vendredi avant midi ;
- Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
- Rechercher les factures pro forma et préparer les analyses des offres et les bons de commandes pour les approbations autorisés ;
- Préparer les paiements des fournisseurs par chèques ou en cash, avec toute la documentation requises et les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
- Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et reconnus afin de protéger les intérêts d’IRC.
- Eviter systématiquement de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires ;
- S’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes nationales et internationales correspondant aux standards des bailleurs de fonds et d’IRC ;
- Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail ;
- De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs ;
- S’assurer que les prix obtenus sont les meilleurs avant de soumettre les documents d’achats pour vérification et approbation ;
- Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt de IRC, mettre en application des pénalités en cas de retard ;
- Promouvoir une image professionnelle et positive de IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs ;
- En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
- S’assurer par une sensibilisation/explication que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC ;
- Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement d’IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
- Faire le PRTS report et le partager au superviseur de chaque fin du mois ;
- Etre sûr que tous l’info en Prologs Procurement et ou du Bva en ligne est complète et a jour ;
- Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur ;
- Accomplir toute autres taches en rapport avec son travail.
CONDITIONS REQUISES
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Commandez Maintenant- Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali;
- Avoir un diplôme de niveau BAC + 2 ou BTS en Logistique & Transport, en Gestion, en Comptabilité, Science de l’Informatique ou tout autre diplôme équivalent ;
- Connaissance des procédures et pratiques génériques en matière de transport (une expérience au sein de l’IRC ou d’une autre ONG est un plus) ;
- Trois ans d’expérience dans l’approvisionnement, dont au moins un an à un poste de supervision ;
- Titulaire d’un permis de conduire en cours de validité ;
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, la bonne connaissance de la base de Ménaka ou des régions de nord du Mali est un plus ;
- Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance de Logiciel Logistique serait un atout.
CANDIDATURE
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 18 Aout 2019 à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=6039
« IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. »