Depuis plusieurs années, le PNUD avec l’appui de différents bailleurs de fonds, le Japon, l’Allemagne, la Suède, l’Union Européenne a fait de sa priorité le relèvement précoce et la stabilisation au sein des communautés durement touchées par la crise.
Plus récemment le PNUD s’est engagé à mettre en œuvre la stratégie régionale de la stabilisation, adoptée en mai 2018 par les Etats parties de la CBLT et endossée par l’Union Africaine.
En vue de la mise en œuvre de cette stratégie, le PNUD a proposé aux Etats un programme régional de facilitation, lequel fut lancé officiellement lors du deuxième forum des gouverneurs tenu le 17 juillet à Niamey. En Octobre 2019, le Cameroun a organisé son premier Comité de Pilotage de la Fenêtre Nationale de la Facilité, laquelle est une déclinaison du projet régional de stabilisation.
Trois objectifs clefs sont visés à travers ce projet :
Maintenir un niveau minimum de sécurité dans les zones d’intervention,
Offrir des opportunités immédiates d’accès aux moyens d’existence durable.
La mise en œuvre des objectifs de la Fenêtre nationale de Stabilisation déclinés nécessite la présence au sein de l’équipe d’un Assistant aux Operations & aux Achats qualifié, afin de soutenir le coordonnateur de la Stabilisation pour l’ensemble des tâches administratives et financières, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe basée à Maroua et à Yaoundé ainsi qu’avec les collègues des autres projets.
Duties and Responsibilities
Tâches et responsabilités :
Sous la supervision du Spécialiste aux Achats basé à Yaoundé et la supervision générale du Chef de l’Unité Stabilisation de Maroua, l’Assistant (e) aux Operations & aux Achats aura la responsabilité de fournir un soutien aux services administratifs, d’achat et de logistique en garantissant une qualité de travail élevée, assure une prestation de services précise, opportune et correctement enregistrée/documentée. L’Assistant (e) aux Operations & aux Achats promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du Bureau Central à Yaoundé (CO) afin d’assurer une prestation de services cohérente.
Il / elle devra s’assurer des résultats suivants :
Soutien aux processus de passation de marchés
Soutien à la stratégie de sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats
Il / elle sera chargé d’apporter une assistance dans les processus de passation de marchés pour le Projet Stabilisation, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
Soutien à la préparation des plans de passation de marchés pour le bureau et les projets et suivi de leur mise en œuvre.
Appui à la mise en œuvre des processus de passation des marchés, y compris la préparation des documents d’appel d’offres ou d’examen sur dossier, la réception des devis, des offres ou des propositions.
Maintien du système de classement dans l’unité de passation de marchés.
Appui à la hiérarchisation des demandes d’achat en fonction de l’urgence des mesures à prendre par le spécialiste des achats. Suivi de tous les processus de passation de marchés jusqu’à la livraison, l’acceptation et le paiement. Suivi avec les unités requérantes de leurs demandes d’achat, en s’assurant que toutes les exigences sont satisfaites.
Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports sur les achats conformément aux PSO du CO.
Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources. Compilation d’informations pour la préparation des factures de recouvrement des coûts pour les services d’achat.
Appui aux propositions soumises au Comité des marchés, des actifs et des acquisitions (CAP) et au Comité consultatif des marchés publics (ACP).
Il / elle sera chargé d’appuyer la mise en œuvre de la stratégie de sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
Appui à l’élaboration et à la gestion des listes de fournisseurs, gestion de la base de données des fournisseurs, y compris l’évaluation des performances.
Appui à la mise en œuvre de la stratégie d’appel d’offres électronique
Faire le suivi de l’utilisation correcte et à temps des ressources financières du projet ;
Analyser les demandes de financement et vérifier leur conformité en rapport avec le projet, les accords de partenariat et les procédures du PNUD;
Examiner et vérifier l’exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers (FACE) ;
Faites le suivi du paiement F10 auprès de l’administration ;
Assurer le suivi des paiements du personnel/fournisseurs avec l’unité de programme et les finances ;
Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l’examen de leurs rapports financiers et n’enclencher le prochain paiement que si ces rapports sont validés
Suivre le paiement des DSA des collaborateurs de terrain, les factures des partenaires et des prestataires
Collaborer avec le service des opérations du Bureau central à Yaounde pour toute autre tâche financière
Assurer la transmission des documents administratifs et financiers au Bureau central a Yaounde ;
Programmer et organiser les réunions/séminaires ;
Préparer les ordres de mission du terrain ;
S’assurer que les réclamations de voyage et autres paiements sont traités à temps ;
Préparation des commandes pour les équipements, les fournitures de bureau et suivi des livraisons ainsi que les paiements y afférents du Bureau terrain ;
Gérer les équipements du Bureau terrain en lien avec l’administration du Bureau central du PNUD à Yaoundé
Assurer la rédaction des comptes rendus de réunions ;
Rédiger les correspondances ;
Veiller au respect des normes de sécurité sur le terrain
Capacité à traiter un volume de travail important, éventuellement sous des contraintes de temps
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs
Connaissance et compréhension approfondies des meilleures pratiques et procédures de bureau, administratives et de secrétariat, connaissance approfondie des logiciels de bureautique relatifs à la présentation de la gestion des données de traitement de texte, ATLAS, selon les besoins
Capacité à faire fonctionner et à entretenir diverses machines commerciales et équipements de bureau informatisés afin d’assurer une prestation de services efficace
Capacité à organiser et à accomplir des tâches multiples en établissant des priorités
promouvoir l’inclusion et le respect de la diversité tout en respectant les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l’inclusion partout où cela est possible.
Intégrité et transparence : maintenir des normes éthiques élevées et agir de manière cohérente avec les principes/règles et normes de conduite de l’organisation.
Professionnalisme : capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et à faire preuve d’un jugement sûr pour relever les défis quotidiens.
GESTION DES DONNÉES :
collecter et compiler les données avec rapidité et précision en identifiant ce qui est pertinent et en éliminant ce qui ne l’est pas, les enregistrer de manière accessible et tenir à jour des bases de données
recueillir, vérifier et enregistrer de manière approfondie et méthodique les données en faisant preuve d’un grand souci du détail et en identifiant et en corrigeant les erreurs de sa propre initiative.
Transmettre les données des fichiers ; créer et générer des requêtes, des rapports et des documents en utilisant des bases de données, des tableurs, des communications et d’autres logiciels avec rapidité et précision
Interpréter les données, tirer des conclusions et/ou identifier des modèles qui soutiennent le travail des autres
PLANIFICATION, ORGANISATION ET MULTITÂCHE :
Organiser et accomplir avec précision de multiples tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des affectations spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des multiples rapports hiérarchiques
Planifier, coordonner et organiser la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des délais concurrents.
Démontrer sa capacité à passer rapidement d’une tâche à l’autre pour répondre à des besoins d’assistance multiples
Promouvoir l’apprentissage et la gestion/partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.
Required Skills and Experience
Education :
Être titulaire au minimum d’une Licence en Commerce International, Gestion Administrative, Finances, Economie, ou domaine connexe.
Expérience :
Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans les opérations : achats et acquisitions, gestion administrative et/ou financière, logistique.
Une expérience pertinente en matière de passation de marchés, gestion financière ou de gestion des services généraux constitue un atout,
Avoir une très bonne maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Power Point, etc.),
Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le web est requise,
Une certification dans le domaine des achats constitue un atout,
Une expérience dans la passation des marchés et la gestion des achats avec le SNU ou une ONG / un Organisme international /ou une institution de référence est un atout.
Exigences linguistiques :
– Maîtrise du français.
– Avoir au moins une connaissance de travail de l’anglais.
– La connaissance des langues locales (fulfulde, arabe…) serait un avantage.
Disclaimer
NB :
Le PNUD est un environnement de travail non discriminatoire, ouvert à tous les groupes : minorités, personnes en situation de handicap, les femmes, les jeunes, etc… ; tous sont appelés à faire acte de candidature.
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